Ajatunnetus

Tutvustus

OÜ Ajatunnetus (reg nr 127806993) on infojuhtimisele ja infohaldusele spetsialiseerunud konsultatsioonifirma. Anname nõu digitaalsel kujul oleva teabe haldamise alal.

Digitaalse info ajastul on informatsioon omandanud äriühingute, asutuste jm organisatsioonide eesmärkide saavutamise ja edu seisukohast suurema tähenduse kui kunagi varem. Informatsioonist on saanud organisatsiooni jaoks tähtis vara. Vara, ka infovara kasutamine on efektiivne siis, kui seda korralikult hallatakse.

Näeme, et organisatsioonides minnakse teabe jäädvustamisel üle paberilt arvutisse ja teistesse nutiseadmetesse, teisisõnu hallatakse üha rohkem infot digitaalselt. Teame, et sellel üleminekul tuleb ette raskusi. Meie arvates on põhjus peamiselt selles, et organisatsiooni töö- ja äriprotsessid on üles ehitatud infohaldusele paberil ning see takistab organisatsiooni üleminekut digitaalsele infohaldusele ja tegevuse tõhustamist.

Sageli ei ole organisatsioonide infohaldus järjepidev. Väga palju oleneb juhi või tema abi kogemustest digitaalse infovahetuse alal ning juhi vahetudes juhtub üsna sageli, et kogu organisatsiooni või valdkonna infohalduse põhimõtted taasluuakse. Infohalduse olukorda Eestis on kirjeldatud uuringus "Dokumendi- ja infohalduse hetkeolukorra ja rahvusvaheliste kogemuste analüüs", mille koostas 2014. aastal majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi tellimusel AS PricewaterhouseCoopers. Uuringu lisas 2 on näidatud peamised infohalduse probleemid.

Suur osa probleemidest on meie arvates n-ö ajalooline pärand, mis tuleneb sellest, et tänapäeva infohaldusel (milles rakendatakse infotehnoloogiat) on mitu eelkäijat: raamatukoguteadus, dokumenditeadus ja arhiivindus. Kui 20. sajandi teisel poolel asuti informatsiooni automaatselt töötlema, tekkis uus teadusharudevaheline valdkond: infoteadus. Koos sellega tekkis üsna palju segadust mõistetes, sest infoteaduses kokku saanud eri teadusharud tõid kaasa oma mõisted, mille puhul sageli terminid kattuvad, tähendused aga mitte. Seetõttu tuleb nüüd sagedasemaid ja isegi üldtuntud mõisteid nende kasutamisel täpsustada. Oleme koostanud oma tegevusega seotud mõistete kohta eraldi ülevaate (vt Lugemisvara: Infohaldusega seotud mõistetest), mida soovitame lugeda, et meie arusaamad infohaldusest oleksid paremini mõistetavad.

Infohaldusesse tulid eelkäijatelt üle ka teabe korraldamise põhimõtted, nagu nt kataloog (toimik, kaust), mis on meie arvates liiga kauaks infohaldusesse püsima jäänud. Tänane infotehnoloogia võimaldab tõhusamaid infohalduslahendusi. Paberi ajast on üle kandunud ka tava, et aktiivsest kasutamisest kõrvale jäänud teabega toimikud viiakse arhiivi. Täna tehakse samamoodi digitaalse infoga: failid tõstetakse ümber kausta "Arhiiv" (vms), kuhu need jäävadki. Nüüdistehnoloogia aga võimaldab infot selle elutsükli jooksul täielikult ja automaatselt korraldada ja vajalikul hetkel näiteks hävitada või rakendada muutmis- ja kustutamispiirangu.

Infohalduses ei ole juurdunud võtted, mis ei olnud paberiajastul võimalikud, kuid on seda nüüd, tänase infotehnoloogia vahenditega. Nii näiteks kasutatakse vähe võimalusi info turvaliseks (kasutajaõiguste mudeli põhjal) jagamiseks, taaskasutamiseks ja grupitööks organisatsiooni sees. Juurdunud on vaid teabevahetus e-posti teel, millega saadetavatele failidele ei ole harilikult tagatud versioonihaldus.

Infohulkade paljukordistudes ja tehnoloogia arenedes on organisatsioonide suhtumine teabesse muutunud. Kahjuks näeb harva korralikult hallatud teadmusbaase, mida saab taaskasutada. Sageli ei pea organisatsioonid informatsiooni üldse varaks ja pööravad selle haldamisele liiga vähe tähelepanu, mistõttu info võib näiteks lekkida või hävida.

Tihti vastutavad organisatsioonis info eest paljud inimesed, ent igaüks vaatab ainult oma lõiku. Näiteks:

• IT-töötajad tegelevad infoga seotud protsesside automatiseerimisega;
• dokumendihaldurid või arhivaarid tegelevad nn asjajamisdokumentidega, raamatupidajad ja personalijuhid oma tööd puudutavate dokumentidega; teisedki töötajad tegelevad informatsiooniga igaüks omaette või oma üksuse piires;
• infoturbe spetsialistid ja sisekontroll, mingil määral ka juristid püüavad kuidagi leida eelmises kahes lõigus viidatud informatsiooni hulgast seda, mida tuleks kaitsta.
  

Need tegevused on organisatsioonides sageli üksteisest lahus, omavaheline suhtlemine puudulik ja nii jõuavad organisatsiooni juhtide lauale kolm eraldiseisvat infohalduse käsitlust, mida on raske tervikuks ühendada.

Info- ja tehnoloogia ajastul oleks aeg mõelda infole kui tähtsale varale terviklikult: kuidas seda vara saaks efektiivsemalt kasutada edu saavutamiseks. Selleks oleks vaja siduda äri- ja tööprotsessid infohaldusega, kasutades ära tänapäeva infotehnoloogia võimalusi. Siin saame meie nõu ja jõuga abiks olla.

Kontakt

OÜ Ajatunnetus