Ajatunnetus

Nõustamine

Eesti kõrghariduse süsteemi mõjul on tekkinud olukord, kus infoteaduse haridusega spetsialistid ei tunne infotehnoloogia võimalusi ja infotehnoloogiaalase hariduse saanud eksperdid ei tunne teabe korraldamise põhimõtteid. Meie arvates on see peamine põhjus, miks infohaldustarkvara juurutamine Eestis nii sageli ebaõnnestub.

Saame pakkuda abi, et lahendada infohaldusega seotud probleeme, nagu näiteks:

• ISO kvaliteedisertifikaadi saamiseks tuleb teha muudatusi infohalduse korraldamises;
• infohalduse seostamine äri- ja tööprotsessidega;
• infohaldusega seotud tarkvara ei vasta enam vajadustele ja oleks vaja otsustada, kas see vajab uuendamist või väljavahetamist, ning koostada plaan uue juurutamiseks;
• failide haldamine kasvab üle pea: inimestel kulub üha rohkem väärtuslikku aega vajaliku faili ja selle õige versiooni leidmiseks;
• infohalduse kulud suurenevad pidevalt: kulud paberile ei vähene, IT-haldus aga küsib alatasa raha juurde uute andmekandjate ostmiseks;
• on tekkinud soov integreerida infohaldus nii, et eri süsteemide teavet saaks otsida ühest kohast.

Kuid lisaks üldisemate problemide lahendamisele saame olla nõu ja jõuga abiks ka konkreetsemates küsimustes, nagu:

• info kirjeldamine (sh taksonoomia ja metaandmed) ja otsimine;
• info korrastamine (struktureerimine, klassifitseerimine), säilitamine ja arhiveerimine;
• organisatsioonile infohalduseks sobiva tarkvara hankimiseks nõuete koostamine;
• infohalduseks sobiva tarkvara valimine;
• digitaalse info arhiveerimine ja säilitamine;
• abi infohalduseks sobiva tarkvara juurutamisel või teiste infosüsteemidega integreerimisel jne.

Kõiki näiteid pole võimalik siin loetleda. Kui tekib küsimusi, võtke ühendust ja räägime lähemalt. Saame vajadusel esindada organisatsiooni suhtlemisel IT-partneriga või olla IT-firmas nõunikuna sisuhaldustarkvara juurutamise meeskonnas.

Nõustamisel lähtume põhimõttest: selgita välja tegelik probleemi põhjus, leia probleemile lahendusvariandid ja koosta tegevuskava probleemi lahendamiseks.

Kindlasti on parem tulla meie juurde nõu küsima probleemi teadvustamise hetkel, mitte siis, kui lahenduse otsimisele on kulutatud juba palju aega või kui esimese lahendusega on tupikusse jõutud.

Üldjuhul, nõustamise käigus tuleb läbi teha järgmised etapid:

1. Probleemi täpsustamine ja kirjeldamine
Selles etapis püüame leida tellijaga ühise keele, muu hulgas veendumaks, et kõik pooled terminitest ühtemoodi aru saavad. Kogemus ütleb, et see on hädavajalik: muidu võib juhtuda näiteks nii, et tellija nimetab failiks kliendi kohta kokku pandud dokumentide kogumit, IT-firma aga arvab, et tegemist on ühe pdf-vormingus dokumendiga. Või näiteks nii, et tellija soovib tööülesannete suunamist, kuid nimetab, seda "töövooks", mis tähendab tööülesannete jada.

Selle etapi tulemus on probleemi kirjeldus, mis on lähteülesanne nõustajale, ja tunnused, mille põhjal saab hiljem hinnata, kas nõustaja pakutud lahendus vastas lähteülesandele, ja mõõta, kas probleem sai edukalt lahendatud.

2. Probleemi analüüs
Selle etapi käigus vaatame kohapeal üle, kus ja kuidas probleem avaldub ning kuidas infohaldus on tervikuna korraldatud. Harilikult saame selles etapis teada, mida on vaja veel uurida, et probleemile lahendus leida. Olukorra analüüsiks kasutame olenevalt probleemist sobivaimat meetodite kombinatsiooni: suhtleme võtmeisikutega, tutvume infohaldust puudutava töökorraldusega, dokumentatsiooni ja tarkvaraga, jälgime failidega toimetamist igapäevatöös, küsitleme kirjalikult jne.

Selle etapi tulemus on tervikpilt tegelikust probleemist ja selle mõjuulatusest ning esimene nägemus võimalikest lahendustest. Seejuures võib tekkida vajadus täpsustada esimeses etapis koostatud probleemikirjeldust ja tulemuste hindamise lähtekohti.

3. Lahenduse otsimine ja kirjeldamine
Selle etapi raames otsime probleemile lahendust. Parem, kui lahendusvariante oleks mitu, ning reeglina kipubki see nii olema. Kuid kõigi variantide põhjalik uurimine pole otstarbekas; seepärast tuleb koos tellijaga valida 1-2 välja ja nendega detailsemalt edasi töötada. Harilikult on igal lahendusel oma nõrgad ja tugevad küljed, need püüame tellijale ära seletada.  Näiteks eeldab mõni lahendus suuremaid investeeringuid, kuid on jätkusuutlikum, teine aga võib piirduda ainult töökorralduse muudatusega; mõni on tehniliselt keerukas ja teise puhul võib lisanduda riskifaktoreid.

Etapi tulemuseks on olenevalt ülesandepüstitusest eri lahendusvariantide kirjeldused või kogu organisatsiooni info- ja dokumendihalduse uus visioon. Iga lahenduse kirjelduses näitame lahenduse tugevad ja nõrgad kohad ning muud võimalikud probleemid, eeldused ja riskifaktorid. 

4. Problemi lahenduse tegevuskava koostamine
Selles etapis koostame tellija eelistatud lahendusvariandi või -variantide jaoks tegevuskava(d). Tegevuskava sisaldab soovitusi selle kohta, mis tuleks ära teha probleemi lahendamiseks. Võimalike soovituste näiteid: muuta mingis töölõigus töökorraldust; luua dokumendiringlusega seotud tööülesanded või töövoog; soetada skanner sissetulevate dokumentide skaneerimiseks, tarkvara tekstituvastuseks ja luua dokumendiringluse töövoog; luua kahe süsteemi vahel liides jne.

Etapi tulemiks on tegevuskava, millele saab soovi korral lisada hinnangu probleemi lahendamise tööde mahu ja maksumuse suurusjärgu kohta.

Nõustamise hind ja maksmine

Kõik organisatsioonid on erinevad ja nende probleemid unikaalsed. Seetõttu ei ole meie nõustamisteenusel hinnakirja, kuna töömaht varieerub suuresti.

Oleme valmis enne nõustamist 1−1,5 tundi tellijaga probleemist vestlema ja selle eest tasu ei küsi. Seejärel teeme hinnapakkumise esimese etapi töödeks. Kui see on vastuvõetav, esitame etapi lõpus täpsustatud ülesandepüstituse koos tööde vastuvõtmise aktiga. Pärast seda, kui tellija on aktile alla kirjutanud, saadame arve esimese etapi tööde eest.

Reeglina võtab esimene etapp 1-2 päeva ja eeldab tellijalt kaasatöötamist. Esimese etapi järel saame olenevalt probleemist kas teha kindlasummalise hinnapakkumise teiseks etapiks või kogu teenuse kohta või mõnel juhul hoopis leppida kokku, et teisel etapil käib arvestus tööaja ja tunnihinna järgi. Tunnihind oleneb töömahust; suurema mahuga töö tunnihind on väiksem. Etapi töö tulemused antakse tellijale üleandmise-vastuvõtmise aktiga vastavalt valitud maksmisskeemile. Kui arvestus on ajapõhine, esitame aruande, kus on kirjas tööaeg 15-minutilise täpsusega.

Konfidentsiaalsus

OÜ Ajatunnetus sõlmib teenuse osutamisel tellijaga konfidentsiaalsuskokkuleppe ja lähtub oma töös sellest, et kogutavad, hoitavad ja kasutatavad tellija ja tema töötajate andmed on konfidentsiaalsed.

Lisaks soovi korral saame pakkuda veel abi järgnevates valdkondades:

Koolitus

Sisekoolituse korraldamine vastavalt tellija eripärale ja koolituse eesmärgile.

Võimalikud koolituse teemad: äriprotsessid ja infohaldus; taksonoomia ja metaandmed; sisuhaldustarkvara juurutamine; digitaalse info säilitamine ja arhiveerimine.

Enne koolituse läbiviimist selgitame välja koolitusvajaduse ning koostame või täpsustame koostöös tellijaga koolitusprogrammi.

Koolituse hinna määrame kokkuleppel ja see oleneb koolituse mahust.

Nõuniku abi (coaching)

Nõuniku abi on mõeldud dokumendihalduritele, juhtidele ja spetsialistidele, kes soovivad oma organisatsioonis midagi infohalduse osas muuta, kuid ei tea täpselt, mida ja kuidas teha.

Nõunik aitab tellijal sõnastada soovitud muutuste eesmärgi, koos leitakse üles takistused eesmärgi saavutamisel ja luuakse takistuste ületamiseks tegevuskava. Nõunik toetab tellijat seniste tegutsemisviiside analüüsimisel ja edasise tegevuse kavandamisel.

Teenuse hinda arvestatakse tööaja põhjal.

Abi projektijuhtimisel

Abistame infohalduse valdkonna projektide juhte, kes soovivad tuge ja abi. Sellised projektid nagu üleminek uuele sisuhaldustarkvara versioonile või teisele tarkvarale või sisuhaldustarkvara juurutamine eeldavad teadmisi, mida organisatsioonisisesel projektijuhil ei pruugi olla. Saame pakkuda abi projektiplaani koostamisel, meeskonna kokkupanekul, eelarve koostamisel, riskide juhtimisel ja projekti infovahetuse korraldamisel.

Kontakt

OÜ Ajatunnetus